Usufruire di APE Beni Culturali, il servizio di posta elettronica messo a disposizione dal MiBAC, non è né troppo complicato, né in alcun modo dispendioso, a patto naturalmente di aver ottenuto le dovute autorizzazioni e di seguire poche semplici regole elencate sul sito www.ape.beniculturali.it. Con questo articolo fare un sunto di tutti i procedimenti utili ad un perfetto funzionamento della posta elettronica APE.
Per utilizzare tale servizio è necessario prima di tutto disporre di un indirizzo, per ottenere il quale bisogna avere una autorizzazione del Dirigente del servizio a cui si è stati assegnati e poi andare sul sito internet dedicato alla posta del MiBAC. A questo punto basta cliccare su “Nuova richiesta” e compilare tutti i campi con i propri dati personali. La richiesta verrà presa in esame dall’amministratore di posta elettronica dell’istituto e dopo la sua accettazione l’indirizzo di posta viene generato. L’utente dovrà quindi normalizzare la casella riconfermando i dati personali ed inserendo una nuova password. La casella di posta sarà quindi attiva ed utilizzabile da qualsiasi pc, smartphone, tablet dotati di connessione internet cliccando sulla sezione “Posta web”.
La gestione della casella di posta elettronica via web è oggettivamente poco funzionale quindi di concerto con l’amministratore viene configurato il client che sincronizzandosi con il server APE permette di avere tutta la posta con le relative cartella in linea direttamente sul computer assegnato. Inserendo l’indirizzo di posta e la password all’interno del software scelto, possiamo inviare e ricevere messaggi anche sulla vostra casella di posta web.
Sempre dal sito www.ape.beniculturali.it, alla sezione “APE utenti” e cliccando su “accedi”, è possibile accedere a una serie di menù che ci permettono di consultare la documentazione, le caratteristiche e le linee guida del servizio, oltre a controllare le dimensioni della propria casella di posta. Tramite “modifica profilo” si possono aggiornare i nostri dati personali; la sezione “Modifica password” permette invece di adempiere sia alla richiesta del gestore APE che alle esigenze di riservatezza nel caso determinate condizioni richiedano di aggiornare la nostra password di accesso. Per poter modificare la password bisogna conoscere la password attualmente impostata. Se non si conosce la password corrente saranno necessari i seguenti passi: far eseguire l’aggiornamento della password all’amministratore locale della posta elettronica del proprio Istituto, che imposterà una password provvisoria; farsi comunicare la password provvisoria; impostare la password desiderata.
Elenchiamo brevemente le caratteristiche della casella di posta APE. La capacità di memoria delle caselle personali è di 2GB, mentre quella massima delle mail inviabili, comprensiva degli allegati, è di 15MB. La capacità delle caselle di ufficio è di 5 GB. Inoltre è disponibile APE Cargo, servizio che consente la trasmissione e la ricezione di file di grandi dimensioni sia tra i possessori di una casella personale del dominio beniculturali.it che, su invito, con persone esterne al dominio. Il servizio va usato per fini di ufficio e nel pieno rispetto della normativa, in particolare del diritto di autore. Lo scambio dei files potrà quindi essere monitorato, con sospensione dal servizio in caso di abuso e trasmissione degli atti all’Ufficio competente. La dimensione massima dell’allegato con APE Cargo è di 1GB.
Per qualsiasi informazione o se si dovesse avere qualche dubbio, basta consultare la pagina internet della rete privata del MiBACT, dove è possibile trovare due rubriche utili per gli utenti alle prime armi: la rubrica elettronica degli utenti del ministero, con la possibilità di aggiornare i propri dati; e la rubrica elettronica di tutti gli uffici della pubblica amministrazione.
